Кассовые операции в валюте
Учет кассовых операций в иностранной валюте имеет некоторые особенности по сравнению с учетом обычных рублевых операций. В статье мы подробно расскажем обо всех нюансах, которые нужно знать бухгалтеру.
Что говорит закон
Согласно действующему законодательству, расчеты в иностранной валюте между российскими компаниями запрещены. Ст. 15.25 КоАП предусмотрено наказание за это нарушение.
Под валютными операциями понимается ввоз и вывоз валютных ценностей, их приобретение и отчуждение. В свою очередь, кассовые операции — это прием и выдача наличных денег, а также их пересчет. Вместе эти термины применяются редко, так как основная часть валютных расчетов должна происходить в безналичной форме. Но в законе прописаны ситуации, когда валюта все-таки может оказаться в кассе организации. Это может быть, например, выдача валюты из кассы сотруднику для зарубежной командировки.
Для обозначения операции в иностранной валюте в учете, нужно определить ее рублевый объем. Для этого нужно точно указать дату, в которую была совершена операция. Затем уточнить официальный курс Центробанка на эту дату и перевести сумму операции из иностранной валюты в рубли.
Выдача иностранной валюты из кассы для командировки
Для того, чтобы организация могла выдавать наличную валюту своим сотрудникам, у нее должна быть валютная касса. Кроме того, с кассиром должен быть заключен договор материальной ответственности, а он, в свою очередь, должен соблюдать порядок ведения кассовых операций, который установлен указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.
Важно! В ноябре 2020 года вышло новое указание Центробанка о правилах ведения кассовых операций, которое изменило порядок проведения некоторых из них. Например, теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выданы подотчетные суммы, в заявлении на выдачу денег. Дату организация определяет самостоятельно. Кроме того, исключили требование о предоставлении авансового отчета в течение 3 дней и разрешили организациям на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам оформлять один приказ. В нем нужно указать фамилию работника(-ов), а также суммы и сроки, на который были выданы деньги, по каждому из них.
В большинстве случаев иностранную валюту не хранят в кассе, поэтому в первую очередь ее нужно купить. Если у компании есть валютный счет, покупка пройдет в безналичном порядке через банк, который обслуживает организацию. Для того, чтобы получить наличные в валюте, компания должна оформить заявку по форме банка или составить письмо в произвольной форме, в котором должна быть следующая информация:
- название компании;
- реквизиты счета в банке;
- дата получения валюты;
- данные получателя валюты (ФИО и паспортные данные);
- наименование и сумма валюты.
Кроме того, нужно указать дату составления письма, поставить печать и подписи тех лиц, которые наделены правом первой и второй подписей.
Сама операция проводится в несколько этапов:
- Компания принимает решение о направлении сотрудника в командировку за рубеж.
- Руководитель организации формирует приказ и передает его в бухгалтерию.
- Бухгалтер рассчитывает, какая понадобится сумма. Максимальная сумма, которая не облагается НДФЛ, составляет 2 500 рублей в день для загранкомандировки и 700 рублей в день для командировки по РФ. Организация может увеличить эту сумму, но с части, которая превысит норму, нужно удержать НДФЛ.
- Компания составляет письмо для обслуживающего банка.
- Бухгалтер или другой уполномоченный сотрудник получает в банке наличные в валюте.
- Бухгалтер компании, с помощью приходного ордера, фиксирует поступление в кассу иностранной валюты по курсу того дня, когда были получены деньги.
- По расходному кассовому ордеру наличная валюта передается сотруднику.
Если у сотрудника, который вернулся из зарубежной командировки, осталась некоторая сумма в иностранной валюте, ее нужно вернуть в кассу организации в течение трех рабочих дней с момента возвращения.
Документация по обороту валюты
В каждой компании бухгалтер ведет кассовую книгу в единственном экземпляре. Если нужно указать в ней операцию с валютой, ее отражают двумя суммами: в рублях по котировке ЦБ РФ и в валюте. Итоги дня также записываются в двух суммах. Если кассир или бухгалтер организации не внесет нужные записи о принятой и выданной иностранной валюте, это будет считаться нарушением кассовой дисциплины и влечет за собой штрафы.
Сам валютный оборот в кассе организации не отличается от оборота национальной валюты. По каждому виду иностранной валюты, который проходит через кассу, ведут аналитический учет. Для этого используется общепринятый в России план счетов, однако расчеты в иностранной валюте лучше учитывать отдельно:
- открыть специальные субсчета;
- включить в записи учета на них курс валют, который используют для пересчета сумм на ее эквивалент в рублях.
Для учета используют общепринятые формы ордеров КО-1 и КО-2, которые регистрируют в специальном журнале формы КО-3. Также используется кассовая книга формы КО-4.
Как оформляют прием и выдачу и хранение иностранной валюты
Выдача валюты
Кассир или бухгалтер организации выдают наличную валюту на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Выдача оформляется с помощью расходного кассового ордера и записями в кассовой книге. Причем записи должны быть в двух суммах: в иностранной валюте и в национальной по курсу ЦБ на день проведения операции.
Избежать необходимости учета иностранной валюты можно, если выдать командированному сотруднику деньги в рублях. А тот самостоятельно приобретет валюту в обменном пункте по месту прибытия. Кроме того, нужную сумму в рублях можно перевести на банковскую карту сотрудника.
Прием валюты
Напомним, что кассир или бухгалтер предприятия может принимать иностранную валюту только в виде возврата от командировочных.
Кассир, который принимает платежные документы в иностранной валюте, в первую очередь должен убедиться в их подлинности и платежеспособности. Кроме того, он должен проверить, насколько правильно и полно заполнены все реквизиты. Если у кассира отсутствуют соответствующие образцы контрольных материалов и чеков, эти чеки не принимаются к оплате.
Если кассир заподозрил, что платежные документы в иностранной валюте или купюры другого государства фальшивые и имеют явные признаки подделки, они не возвращаются предъявителю. Кассир оставляет их у себя, а предъявителю выдает справку о приеме на экспертизу платежного документа или денежного билета, который вызвал сомнение в его подлинности. После чего кассир вносит сведения о них в специальный реестр, а затем возвращает их в банк с пометкой «Вызывающая сомнение» или «Фальшивая».
Движения валюты ведут в рублях и валюте. Курсовую разницу можно определять в течение месяца или в дату поступления и выбытия. Для учета движений иностранной валюты не предусмотрено отдельного бухгалтерского счета, поэтому в учетной документации открывается самостоятельный субсчет 50.4 «Касса в иностранной валюте» к счету 50 «Касса».
Хранение
Если в кассе организации есть наличная иностранная валюта, во время ее хранения курс может меняться. В этом случае нужно пересчитывать ее по новому курсу с определением получившейся разницы. Курсовую разницу можно отразить бухгалтерской справкой. Если курс иностранной валюты вырос, составляется бухгалтерская справка, а запись делают в кассовой книге в графе «Приход». Если курс снизился, запись делают в графе «Расход». К отчету кассира нужно приложить оправдательные документы и бухгалтерские справки.
Если операции с иностранной валютой редко проводятся в организации, удобнее будет выбрать определенную дату по формированию бухгалтерской отчетности. В том случае, когда движения происходят регулярно, пересчет наличной иностранной валюты лучше проводить по мере изменения ее курса.
Отдельная кассовая книга для учета операций с инвалютой не нужна, так как, согласно законодательству, одна организация может вести только одну кассовую книгу.
В целом учет в кассе иностранной валюты не отличается от кассового учета операций в рублях. Однако, выдавать наличную иностранную валюту на руки можно только тем сотрудникам, которые отправляются в зарубежную командировку. Компании, которые ведут бизнес как на внутреннем, так и на внешнем рынках, вынуждены время от времени отправлять сотрудников в загранпоездки и проводить операции с инвалютой. А это предполагает полное соблюдение предписаний валютного законодательства и особенностей кассового учета.
Если ваша компания только выходит на международный рынок, бухгалтер может не знать всех тонкостей ведения такого учета. Чтобы избежать штрафов, лучше еще до начала работы с наличной валютой получить всестороннюю консультацию специалистов. Мы с радостью вам в этом поможем и, при необходимости, можем взять на себя составление бухгалтерской отчетности и других документов. Кроме того, мы можем полностью взять ведение бухгалтерии и консалтинг на себя, освободив ваше время на выполнение более важных задач.
