Переход на электронные трудовые книжки: на что обратить внимание

В 2020 году в РФ была внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК). Рассмотрим, что и в какие сроки обязан делать бизнесмен в 2021 году, чтобы выполнить все требования трудового законодательства в этой области.

В чем суть реформы 

Бизнесмены теперь должны сдавать в ПФР информацию о стаже сотрудников по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). Полученные данные фонд хранит в своей базе и выдает работнику по его запросу в виде формы СТД-ПФР.

Сотрудник имеет право получить выписку о своем трудовом стаже и у самого работодателя по форме СТД-Р. В отличие от СТД-ПФР, форма СТД-Р разработана для работодателей и содержит лишь данные о работе в конкретной компании или у ИП (приказ Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Однако полностью бумажные трудовые книжки (БТК), никуда не исчезли. Все сотрудники должны были до 31.12.2020 выбрать между ЭТК и БТК. Если сотрудник ничего не выбрал, то «по умолчанию» считается, что он решил дальше продолжать использовать БТК (ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). 

Также могут пользоваться БТК те сотрудники, которые ранее уже имели стаж, но не работали в конце 2020 года. Если такой специалист в 2021 году или позднее заключит новый трудовой договор, то он может использовать БТК при оформлении и дальнейшей работе. Также этот сотрудник может выбрать и ЭТК, как сразу при трудоустройстве, так и в любой день впоследствии. 

Таким образом, дата перехода на новый формат для каждого сотрудника, который уже использовал БТК, может быть любой, по его выбору.

Но у специалистов, которые начнут работать в 2021 году или позднее, права на выбор уже нет: после 01.01.2021 года новые БТК не оформляются.

Если сотрудник решил сохранить БТК, то бизнесмен все равно должен предоставлять по нему обязательный отчет СЗВ-ТД в ПФР.

Дело в том, что работник, который сохранил БТК на начало 2021 года, может в любой момент перейти на ЭТК. Поэтому информация об его стаже тоже должна накапливаться в базе ПФР. Иначе после перехода такой сотрудник окажется в неравном положении со своими коллегами, которые сразу начали использовать ЭТК. 

А вот форму СТД-Р по тем сотрудникам, которые пока продолжают использовать БТК, работодатель составлять не обязан. 

Плюсы новой системы для бизнесменов в том, что не нужно тратить средства на закупку БТК и организовывать их хранение. Также работодателю теперь будет удобно анализировать данные о профессиональном опыте сотрудников. 

Минусы заключаются в дополнительной отчетности в ПФР и в «двойном» документообороте для отдельных сотрудников. Речь идет о тех работниках, которые сохранили старый вариант: по ним бизнесмен должен и вести БТК, и сдавать отчеты в ПФР.

Как перейти на ЭТК?

В 2020 и начале 2021 года бизнесмены должны пошагово провести ряд мероприятий для внедрения нового формата работы. Рассмотрим порядок перехода:

1. Изменить документы, в которых упоминаются трудовые книжки: положения о персонале, трудовые договора и т.п. Во все указанные акты нужно добавить информацию о передаче сведений в ПФР и выдаче работникам выписок.

Важно то, что «старые» положения о ведении БТК при этом необходимо сохранить. Дело в том, что вряд ли все сотрудники компании сразу откажутся от привычных БТК. Поэтому нужно предусмотреть оба варианта работы.

2. Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись, если работодатель решил предоставлять сотрудникам форму СТД-Р в электронном виде.

3. В течение 2020 года сдавать форму СЗВ-ТД по принятым, уволенным, переведенным сотрудникам, а также по тем, кто решил сохранить БТК или запросил выписку по трудовой деятельности.

4. До 31.10.2020 письменно уведомить всех работников о праве перейти на ЭТК или сохранить бумажный вариант.

5. До 31.12.2020 собрать заявления сотрудников о выборе между ЭТК и БТК.

6. В течение трех рабочих дней после получения заявлений выдать БТК на руки сотрудникам, которые выбрали электронный формат (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

7. До 15.02.2021 сдать форму СЗВ-ТД по тем сотрудникам, по которым не предоставлялись сведения в «переходном» 2020 году. Таким образом, в феврале 2021 года у ПФР сформируется полная база данных по всем работникам.

Как в 2021 году и далее работать с данными о сотрудниках в новом формате?

В 2021 году и далее все работодатели должны выполнять следующие обязанности по электронному обмену информацией о стаже сотрудников:

1. Предоставлять в ПФР отчет СЗВ-ТД:

• при приеме или увольнении сотрудника — не позднее следующего рабочего дня;
• при внутреннем переводе, подаче заявления о ведении БТК или запроса на выписку о стаже — до 15 числа следующего месяца.

Отчет СЗВ-ТД нужно сдавать, в том числе, и по тем сотрудникам, которые сохранили БТК. За нарушение сроков и порядка предоставления формы СЗВ-ТД для должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в сумме от 300 до 500 рублей (п. 2 ст. 15.33.2 КоАП).

2. Предоставлять сотрудникам, перешедшим на ЭТК, сведения о стаже по форме СТД-Р: в день увольнения или в течение трех рабочих дней по заявлению. 

3. Если сотрудник решил перейти на ЭТК, то выдать ему БТК в течение трех рабочих дней.

Вывод

С 2020 бизнесмены обязаны передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников. 

Сотрудник может получить данные о своем трудовом стаже, если обратится в ПФР или к работодателю.

Чтобы избежать штрафов, работодатель должен строго соблюдать все правила предоставления информации о трудовом стаже в ПФР и сотрудникам.

Мы можем ответить на любые вопросы, связанные с кадровым делопроизводством. А если вы хотите гарантированно избежать проблем в этой области — передайте кадровый учет нам на аутсорсинг.