С наступлением лета многие отправляются в отпуск. Это время, когда большинство людей могут расслабиться, но только не работодатели, для которых временное отсутствие работников сопряжено с необходимостью их замены. Существует несколько вариантов возложения обязанностей на другого сотрудника на время отсутствия отпускника. Но каждый связан с налоговыми рисками. О том, как свести их к минимуму, рассказывают эксперты бухгалтерского консалтингового агентства «Простые решения».
У отпускника может не быть заместителя. В этом случае его работу можно поручить коллеге, согласному ее выполнять и обладающего соответствующими компетенциями. Оформить это лучше как временное совмещение должностей, что предполагает исполнение замещающим сотрудником в течение рабочего дня не только своих обязанностей, но и работу отпускника.
Согласно ст.151 ТК за работу совместителю положена доплата в виде фиксированной суммы или процента от оклада по должности, которую он замещает. Это вопрос того, как между собой договорятся сотрудник и работодатель. Для оформления замещения составляется приказ и заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
Но следует учесть, что совмещение некоторых должностей запрещено. К примеру, директор не может быть одновременно еще и ревизором или внутренним аудитором. Главный бухгалтерне имеет право вести кассовые операции. Поскольку материально ответственные лица подчиняются именно главбуху, то при таком совмещении получается, что главный бухгалтер становится подотчетен сам себе.
Чтобы избежать претензий налоговиков при совмещении должностей,стороны должны зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору размер доплаты за совмещение. Если этого не сделано, налоговики исключат ее из расходов, поскольку начисления, не указанные в коллективном или трудовом договоре учесть нельзя. Иногда вопросы у ревизоров может вызвать размер доплаты за совмещение. Например, налоговики могут посчитать, что доплата работы по второй должности в размере полного оклада не соответствует дополнительной нагрузке работника. Стоит подумать и в ситуации, когда сотрудник работает сразу занескольких отсутствующих коллег. Без внимания ревизоров это точно не останется.
Чтобы не рисковать, необходимо прописать совмещение должностей в дополнительном соглашении к трудовому договору. Некоторые руководители считают, что достаточно приказа о временном совмещении, забывая, что это односторонний документ, тогда как ТК указывает, что размер доплаты должен быть согласован сторонами трудового договора и, соответственно, подпись работника обязательна.
Иногда, если есть свободное от основной работы время,сотрудники могут взять на себя дополнительные обязанности. Например, с 10.00 до 19.00 секретарь руководителя работает в этой должности, а с 19.00 до 21.00 подменяет уборщицу. Это вариант, когда компания заключает с секретарем трудовой договор, но уже отдельный, на работу по внутреннему совместительству (ст. 60.1 и ч. 3 ст. 282 ТК). Но здесь важно знать, что внутренний совместитель не имеет права работать больше 4-х часов в день. Заработная плата в этом случае начисляется пропорционально отработанному времени. В расходы можно включить только эту сумму. Для уменьшения рисков при начислении зарплаты нужно свериться с табелем учета рабочего времени и рассчитать внутреннему совместителю доплату, которую организация может учесть в расходах.
Компания имеет право временно перевести сотрудника на место отпускника. Это предполагает его полное освобождение от обязанностей по основной должности. Временный перевод и его условия должны быть закреплены как в приказе, так и в дополнительном соглашении к трудовому договору. Если не составить доп.соглашение, а ограничиться только приказом, ревизоры исключат из расходов заработную плату замещающего работника. При оформлении документов, важно указать срок, на который сотрудник переводится. В противном случае, выплата налоговиками будет считаться необоснованной. Но здесь допускаются два варианта: указать в доп.соглашении определенный период, например с 1 по 15 июня.
Но отпускник может заболеть и не выйти на работу в установленный срок, и время его выхода неизвестно. Естественно, что нужна замена на время его болезни. В этом случае нужно указать дату, с которой сотрудник был переведен на новую должность и, прописать, что он вернется на свое место в день, когда основной сотрудник выйдет на работу. Ситуацию налоговикам нужно будет объяснить.
В трудовом договоре и в должностной инструкции заместителя руководителя, главбуха или начальника отдела прописана обязанность замещать своего руководителяво время его отсутствия. Поэтому компания издает приказ, в котором оговариваются сроки замещения и прописываются обязанности. Если у руководителя несколько заместителей, а замещать будет один из них, то также обязательно издается приказ. В этом варианте компания не обязана доплачивать за каждое замещение, поскольку заместитель и так должен оставаться за начальника, а доплата уже учтена в его должностном окладе. Но если все-таки это случилось, налоговики исключат выплату из расходов, так как посчитают ее необоснованной. Объяснение здесь простое – при расчете налога на прибыль нельзя дважды учесть одни и те же расходы.
Для минимизации рисков, перед проведением оплаты, лучше проверить должностную инструкцию и трудовой договор заместителя. Безопасней оформить доплату можно будет в виде премии, если предложение о замещении начальника есть хотя бы в одном из этих документов. Тогда есть возможность включить ее в расходы. Также необходимо убедиться, что в его трудовом договоре или в коллективном прописана возможность премирования.
Если ни в трудовом договоре, ни в должностных инструкциях заместителя не упоминается о временной подмене начальника, доплату можно оформить как премию за какое-то определенное достижение. Второй вариант – повышение оклада. Для этого с замом заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, что во время отсутствия начальника все его обязанности будет исполнять заместитель. Это выглядит достаточно убедительно, так как должностных обязанностей у зама прибавилось, и компания имеет право увеличить ему оклад. Правда воспользоваться этим вариантом можно будет только один раз.
Каждый из описанных вариантов сопряжен для компании с риском потерять на расходах. Чтобы этого не случилось, необходимо тщательно проверять документы.
