Неоднократные прогнозы, звучащие с разных сторон, что бухгалтеры скоро станут никому не нужны, не спешат сбываться. Более того, возрастающие требования контролирующих органов к ведению бизнеса делают нормальный учёт имущества и хозяйственных операций на предприятии всё более востребованным. Оптимизировать работу бухгалтера поможет автоматизация бухгалтерского учёта.
Зачем автоматизировать бухгалтерский учёт
Недостатки в учёте, выявленные налоговыми органами, могут повлечь за собой наложение крупных штрафов, блокировку расчётного счёта или другие ограничения деятельности предприятия. В свою очередь большой объём рутинной работы повышает риск возникновения ошибок – из-за накопившейся усталости рассеивается внимание, появляется привычка откладывать какие-то дела на следующие дни.
Существуют только два способа упростить работу бухгалтерии. Первый из них – нанимать больше бухгалтеров, но он слишком дорогой, так как всем нужно платить зарплату. Автоматизация бухгалтерского учёта требует гораздо меньше средств.
Расходы на приобретение компьютеров и программное обеспечение значительно ниже фонда оплаты труда небольшого отдела. Правильно обслуживаемая техника не берёт отпусков и не уходит на больничный. И самое главное – она не «устаёт», что положительно сказывается на качестве учёта и отчётности.
Какие программы и сервисы доступны бухгалтеру
На рынке представлен большой спектр программного обеспечения и онлайн-сервисов для ведения бухгалтерского, налогового, кадрового и других видов учёта и сдачи отчётности. К наиболее востребованным можно отнести:
- 1С: Бухгалтерия 8;
- Инфо-предприятие;
- Бизнес-Пак;
- Турбо X;
- Контур.Эльба;
- Контур.Бухгалтерия;
- СБИС Бухгалтерия и учёт.
Большинством из них можно пользоваться только на платной основе. Стоимость лицензии на 1 рабочее место варьируется в диапазоне от 4 до 30 тыс рублей в год и зависит от набора необходимых пользователю функций. Однако ограниченные возможности программ Инфо-предприятие и Бизнес-Пак предоставляются бесплатно на неограниченный срок.
Какие задачи в бухгалтерском учёте можно автоматизировать
Без хорошего бухгалтера бизнесу всё равно не обойтись. Компьютер не несёт ответственность за правильность вводимых в систему данных и отчётов, направляемых в государственные органы. Проверить эту информацию может только специально подготовленный работник. Однако основные задачи вполне могут быть автоматизированы.
Работа с первичными документами
Даже возможность не вести бухгалтерский учёт или ведение его в упрощенном порядке не освобождает предприятие от обязанности фиксировать содержание хозяйственных операций в первичных учётных документах. Ручное заполнение однотипных реквизитов, названий товаров, работ, услуг и их стоимостей требует большого количества времени.
Современные технологии позволяют быстро формировать исходящие акты, счета-фактуры, УПД, счета на оплату и т.д., а сервисы Jetlex, Enfera, Efsol, Gendalf и Докнет позволяют распознавать отсканированные входящие документы.
Затраты на использование указанных сервисов составят до 20 рублей на 1 страницу.
Работа с банками
Обмен платёжными документами с банком можно осуществлять всего лишь нажатием нескольких клавиш. Платёжное поручение достаточно просто заполняется в программе и направляется в банк. Также можно настроить выгрузку данных из онлайн-банка и их внесение в учётную систему.
Кроме обычных бухгалтерских, для этой цели можно использовать программы LS Банк, «Платежные поручения» и MB4x4 «Платёжки в банк». Они распространяются бесплатно.
Работа с контрагентами
Налоговый кодекс РФ возлагает на все предприятия обязанность проявлять должную осмотрительность. Одним из её направлений является проверка контрагентов на возможность исполнять принятые обязательства. Для этого есть готовые сервисы, которые помогают по основным данным выявить подозрительные признаки потенциального партнёра.
Проверять контрагентов необходимо по базам данных ФНС, картотекам арбитражных дел и судов общей юрисдикции, банку данных исполнительных производств. Эти государственные сервисы бесплатны, но работа с ними требует много времени. Сэкономить его помогают платные СПАРК, «Картотека Коммерсант», Контур.Фокус, Кейсбук, RUSProfile. Затраты на их использование могут составить до 80 тыс рублей в год.
По уже заключенным сделкам с контрагентами можно обмениваться документами и сверять расчёты. Для этого можно использовать, например, специальный обработчик для 1С «UmBu Умная сверка» за 3 тыс рублей в год.
Работа с сотрудниками
Введение первичных данных о работнике, о положенных ему начислениях и вычетах и фактически отработанном времени помогает существенно упростить подготовку связанных с ним приказов, трудовых договоров и другой документации, расчёт заработной платы, отпускных и больничных. Программа также автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы, заодно сформировав все платёжные документы.
Компания 1С предлагает для этих целей специализированную программу «Зарплата и управление персоналом». На рынке также представлены бесплатные программы ПД СПУ, «Кадровый учёт» и «Сотрудники предприятия».
Бухгалтерский и налоговый учёт
Автоматизация учёта позволяет, во-первых, освободить бухгалтера для решения более важных задач, во-вторых – ускорить подготовку ответов на запросы ФНС и других контролирующих организаций. Регистры бухгалтерского и налогового учёта и формы отчётности заполняются автоматически на основании внесенных в программу первичных документов, также рассчитываются все налоги. Отчётные формы в системе обновляются без участия бухгалтера, он всегда может быть уверен в их актуальности.
Бухгалтерская программа или сервис также напомнят о дате уплаты налога или сдачи отчётности. Аналогичные настройки можно установить и в системах управления бизнес-процессами Битрикс24, Мегаплан, Comindware Business Application Platform, ELMA Oracle BPM Suite и других. Стоимость использования последних – от 10 до 120 тыс рублей в год, но некоторыми ограниченными версиями можно пользоваться бесплатно.
Электронный документооборот
ЭДО не только позволяет сдавать отчётность или обмениваться данными с контрагентами. На большом предприятии его внедрение ускоряет процесс согласования документов внутри компании, позволяет управлять договорами и проектами.
Большинство предлагаемых сервисов (СБИС, Контур.Диадок, Контур.Экстерн, «Такском», «Калуга Астрал», Synerdocs) успешно решают большинство задач, встающих перед малым бизнесом. Их стоимость составляет до 12 тыс рублей в год.
Программа DocSpace характеризуется наибольшей степенью автоматизации, но доступна только крупным предприятиям – стоимость её внедрения превышает 1 млн рублей.
Как автоматизировать бухгалтерский учёт
Автоматизировать бухгалтерский учёт не так просто, как кажется на первый взгляд. Для сокращения расходов следует последовательно пройти несколько этапов.
1. Определение задач, подлежащих автоматизации
Большой список задач, подлежащих автоматизации, требует больших расходов. Поэтому выбор оптимального варианта зависит не только от потребностей, но и от финансовых возможностей предприятия. Именно от них будут зависеть конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации учёта.
2. Выбор программного обеспечения или сервиса
При выборе программы необходимо учитывать технические требования к компьютерам, совместимость операционных систем, наличие обслуживающих фирм в регионе, возможность работы в сетевой или локальной версиях. Также стоит принять во внимание, что при расширении бизнеса может потребоваться значительная перестройка всей учётной системы. Избежать лишних затрат поможет способность программы масштабироваться.
Всеми этими признаками обладает линейка программ компании 1С, поэтому мы рекомендуем автоматизацию учёта именно на их основе. За долгие годы они успешно зарекомендовали себя и неслучайно заняли ведущее место на рынке.
3. Обучение будущих пользователей
После внедрения любой автоматизации необходимо обучить сотрудников. Неспособность кого-то из них работать в системе приведёт к новым проблемам. В идеале обучение должны проводить либо создатели программы, либо сертифицированные им преподаватели.
4. Комплексное тестирование
Комплексное тестирование – это проверка всей системы в условиях, приближённых к «боевым». По его итогам выявляются недостатки, при необходимости устанавливается дополнительный софт или меняется оборудование.
5. Введение в эксплуатацию
Приказ о введении системы в эксплуатацию подписывается только после решения всех проблем, выявленных в тестовом периоде.
Наши специалисты окажут вам помощь на всех этапах автоматизации бухгалтерского учёта и помогут организовать работу на оптимальных для ваших нужд программах компании 1С.
