В современном мире, погруженном в цифровые технологии, электронное актирование в государственных закупках стало не просто трендом, а необходимой мерой для повышения прозрачности и эффективности закупочных процессов. Но при неоспоримых плюсах, у участников торгов могут возникнуть сложности.О проблемах, возникающих в процессе электронного актирования, и о некоторых ошибках, которые делают участники и заказчики торгов, рассказываютспециалисты бухгалтерского консалтингового агентства «Простые решения».
Электронное актирование предполагает обмен документами в электронной форме через личный кабинет ЕИС, и от сбоев в системе никто не застрахован. Может не загружаться личный кабинет, проблема с отображением всплывающих окон, отсутствует возможность подписать акт, уведомления от поставщика невозможно увидеть. Очень часто в личном кабинете ЕИС нет необходимого контракта, поэтому невозможно прикрепить закрывающие документы. Но это уже вина заказчика. Решить проблему можно только пообщавшись с ним.
Хотя это совсем не соответствует закону о контрактной системе, но иногда заказчик указывает в контракте, что ему требуются продублированные в бумажном варианте электронные документы. Конечно, лучше учесть пожелание заказчика и предоставить документы в той форме, которую он указывает.
По Федеральному закону №44 на приемку выполненных работ и услуг отводится 20 рабочих дней. По мнению участников государственных закупок – срок достаточно большой. Ускорению приемки могут помочь следующие шаги. 1.Своевременно загрузить закрывающиедокументов в ЕИС. 2.Убедиться в их получении заказчиком. 3. Уточнять сроки рассмотрения документации.
Наиболее часто ошибки заказчики допускают на этапе формирования закупочной документации.
Иногда заказчики указывают характеристики, которые невозможно проверить вне специальных лабораторий. Например, как можно определить на вид индекс вязкости или плотность? Для этого товар сначала нужно приобрести, и только потом провести его испытания. А согласно закону № 44-ФЗ претендент на контракт, не обязан иметь товар в момент проведения торгов у себя на складе. Поэтому не нужно включать в ТЗ требования, значения которых определяются только испытаниями.
Инструкция по заполнению заявки является обязательным документом при публикации извещения о закупке (п. 3 ч. 2 ст. 42 Закона № 44-ФЗ). Ее отсутствие– нарушение указанной нормы, грозящее должностному лицу заказчика административной ответственностью. Несмотря на это, нередки случаи, когда заказчики относятся к подготовке инструкции формально, или вовсе «забывают» об инструкции. С требованиями к инструкции по заполнению заявки можно ознакомиться в письме ФАС России от 01.07.2016 № ИА/44536/16.
Заказчики не имеют права устанавливать в документации о закупке какие-либо ограничения или преимущества отдельным участникам закупки. Например, в ТЗ прописаны требования к поставке товаров с конкретными характеристиками – вес, упаковка, комплектность, габариты, которые отвечают товарам «своих» поставщиков.
В документации не допускаются критерии оценок, которые могут создать преимущества определенным поставщикам. Такие требования ограничивают конкуренцию. Более того, критерии оценок в документации нарушают антимонопольное законодательство (ст. 17 Закона № 135-ФЗ).
Товар определенного производителя не сопровожден словом «эквивалент» и отсутствуют параметры эквивалентности
Нарушением будет указание наименования производителя, торговую марку и страну происхождения товара без словосочетания «или эквивалент». Кроме того, заказчик должен обозначитьмаксимальные и минимальные значения показателей параметровэквивалентности, ипоказатели, которые нельзя менять. Важно помнить, что любой товар может считаться эквивалентом, если не указано по каким параметрам устанавливать эквивалентность.
Проблемой становится размещение заказчиком документации в неподходящих форматах, которые затрудняют участнику поиск и копирование ТЗ. Ему приходится тратить время на то, чтобы снова набрать текст самостоятельно, а это может затруднить заполнение заявки в установленный срок. Заказчики должны помнить, что файлы должны быть в формате xml.Некопируемая и нередактируемая документация нарушает закон № 44-ФЗ, ограничивает конкуренцию и прямо указывает на то, что закупка «заточена» под «нужного» поставщика. Это твердая позиция ФАС РФ.
Заказчик имеет право увеличить объемы на этапе заключения и исполнения контракта. Но в закупочной документации это условие должно быть прописано. Важно помнить – цена за единицу товара не может быть изменена, а увеличение стоимости контракта возможно только за счет объема.Удорожаниеконтракта при его исполнении также допускается, но тоже исключительно за счет увеличения объемов поставки, но не более чем на 10%. Цена контракта будет признана ничтожной, даже при наличии дополнительного соглашения, увеличивающего стоимость больше чем на 10%.
