Контроль – важная часть системы управления запасами и активами компании. Если в процессе инвентаризации была выявлена недостача, это может вызвать определенные трудности и негативные последствия. Однако важно не паниковать и иметь четкий план действий. С экспертами бухгалтерского консалтингового агентства «Простые решения» определим причины недостач и рассмотрим несколько шагов, которые следует предпринять в такой ситуации.
Значение инвентаризации выходит далеко за рамки простого подсчета имущества. Рассмотрим, зачем необходима инвентаризация, и, какие преимущества она приносит бизнесу.
Во-первых, инвентаризация помогает обеспечить точность финансовой отчетности. Регулярная проверка наличия и состояния активов позволяет выявить расхождения между фактическими данными и бухгалтерскими записями. Это, в свою очередь, способствует более точному учету, что крайне важно для анализа финансовых результатов и налоговой отчетности.
Во-вторых, инвентаризация служит инструментом для управления ими. Зная, какое оборудование и материалы находятся в наличии, компания может лучше планировать закупки, избежать излишков и недостач, а также оптимизировать процессы хранения. Это ведет к сокращению затрат и повышению общей эффективности работы.
Третьим важным аспектом является предотвращение потерь и хищений. Регулярные инвентаризации создают дополнительную степень контроля, что снижает риск кражи или порчи имущества.
Кроме того, инвентаризация помогает выявить устаревшие или неэффективные активы. Это позволяет компании принять обоснованные решения о модернизации или утилизации оборудования
По результатам инвентаризации выявляется только факт недостачи, но для принятия мер, нужно выяснить по какой причине товар отсутствует. Вот самые распространенные.
Если приемка привезенного товара для вас просто перенос его из машины на склад, а не скрупулезное изучение содержимого коробок, то недостачи вряд ли удастся избежать. Поставщики тоже люди, и могут просто доставить неполный заказ. Неважно, как это у него произошло – намеренно или по ошибке, но отвечать придется тому, кто просмотрел недокомплект. Еще одна ошибка при приемке товара – подписывать документы, предварительно не сверив данные в них с фактическим наличием товара.Небрежный складской учетнеминуемо обернется недостачей.
Если на складе нет порядка в принципе. При проведении инвентаризации из-за хаотичного нагромождения ТМЦ, можно просто не найти нужную позицию, и она попадет в недостачи.
Если вы невнимательны. Усталость сотрудников при проведении инвентаризации может притупить их внимание. И вот уже пропущена пара-тройка коробок, или ошиблись с содержимым одной из упаковок, а какие-то сведения забыли внести в опись. Как итог – по документам получается недостача, хотя, фактически, все позиции в наличии.
Если у вас воруют. Особенно часто кражи происходят в торговых точках. Случаются они и на производственных складах.
Если случился форс-мажор. Никто не застрахован от природных катаклизмов, грабителей, да и просто порчи товаров в процессе хранения.
Если ваша продукция имеет особенности. Для продуктовых магазинов это, например, пищевые продукты, которые имеют свойство «усыхать». Есть позиции, теряющие товарный вид в процессе транспортировки. Такие товары хоть и относятся к недостаче, но учитываются при расчете допустимого коэффициента потерь.
Если вы перепутали характеристики товара. В результате получилась пересортица.Чтобы этого не случилось, надо сличать модели, не путать один товар с другим, внимательно изучать сопроводительные документа.
Итак, при проведении инвентаризации были выявлены недостачи ТМЦ.Чтобы определить виновных и причины возникновения недостач, по общему правилу,проводится служебное расследование (ст. 247 ТК РФ), для которого создается комиссия. Ее состав, сроки проведения служебного расследования и порядок оформления утверждаются руководителем организации.
В результате работы комиссии создается акт. Это типовой документ, в котором указаны состав комиссии, причины и период проведения расследования, установленные факты и выводы. Акт подписывается всеми членами комиссии, после чего с ним знакомят виновного в недостаче материально ответственное лицо. Он должен в письменном виде объяснить факт утраты/растраты. В случае отказа писать объяснительную, об этом также составляется акт.
Момент Х – это когда дело доходит до возмещения ущерба. Здесь также есть определенный алгоритм. Руководитель организации в течение месяца с момента обнаружения недостачи в письменном виде должен издать распоряжение о возмещении ответственным лицом утраченных ТМЦ. Как правило, ущерб виновником возмещается из его зарплаты. По закону можно удерживать до 100% среднемесячного заработка. Но обычно на такое в организациях не идут, и ограничиваются 10-30% ежемесячно, пока сумма ущерба не будет выплачена полностью. В счет покрытия недостачи работодатель может удержать даже компенсацию за неиспользованный отпуск. Законом это разрешено.
Иногда организации сталкиваются с не совсем честным поведением сотрудника, виновного в недостаче – он увольняется, уверенный, что избежит ответственности. Но возместить ущерб придется, даже если человек уже работает в другом месте. Для работодателя при увольнении человека, виновного в недостаче, есть один тонкий момент – соблазн не возвращать трудовую книжку и не дать расчет. В этом случае закон на стороне увольняющегося, так как удержание документов работника, становится препятствием для его трудоустройства, и организация должна возместить ему утраченный заработок.
Взыскание недостачи – процесс, требующий тщательной подготовки и понимания юридических аспектов. Главным моментом является правильная идентификация виновных и сбор необходимой документации. Если все действия будут выполнены корректно, у предприятия есть все шансы восстановить свои финансовые потери. Избегать недостач лучше всего через внедрение надежных систем учёта и контроля.
