Аналитики консалтингового агентства «Простые решения» выделили самые распространенные ошибки в бухгалтерском учете.
Отсутствуют первичные документы
Каждый раз, когда бизнес участвует в финансовой транзакции, обязательно создаются первичные документы, подтверждающие операцию. Это может быть счет-фактура, кассовый чек, акт выполненных работ, товарная накладная и др. В настоящее время эти документы не обязательно должны быть физической бумажной копией – их можно создавать в прослеживаемой электронной форме. Если запись в бухгалтерской программе не подтверждается этими документами, то она считается недействительной. Соответственно, рассчитывать на вычет компания не может, поскольку налоговая не примет к вычету расход без документального подтверждения, что закончится увеличением суммы налога.
Серьезным последствием отсутствия первичных документов может стать возникновение юридических рисков или споров с контрагентами и государственными органами.
Отчетность подписывают неуполномоченные лица
В бухгалтерском учете есть одно непреложное правило – отчетность подписывается исключительно руководителем организации. Главный бухгалтер может сделать это, если именно он ответственен за оформление сделки (операции), и при условии, что такие полномочия прописаны в договоре или удостоверены доверенностью.
Контрагенты не проверяются
Проверка контрагентов – это важный и неотъемлемый этап ведения бизнеса, который может значительно снизить риски и повысить безопасность сделок. Вот несколько причин, почему данный процесс не следует игнорировать
Работа с ненадежными партнерами может привести к несвоевременному выполнению обязательств, а также к возможным убыткам в случае банкротства контрагента. Анализ финансового состояния компании, изучение ее репутации и отзывов других клиентов помогут своевременно выявить потенциальные угрозы.
Во-вторых, непроверенные контрагенты могут оказаться связанными с преступными схемами или отмыванием денег. В таком случае, компания, не зная этого, рискует стать участником уголовных дел.
И наконец, проверка контрагентов способствует созданию положительного имиджа компании. Партнеры и клиенты, видя тщательный подход к выбору участников бизнеса, будут уверены в серьезности и ответственности организации, с которой им придется работать.
Ошибки в проводках
Чаще всего такая оплошность носит непреднамеренный характер, когда бухгалтер все рассчитал правильно, но сумму записал на другой счет. Особенно это характерно для расчетов на производство. И если расходы были учтены неверно, это может вызвать переплаты или недоплаты по налогам, что приведет к санкциям со стороны ФНС. Неправильные проводки грозят компании штрафами от 10 тысяч рублей (статья 120 НК). Правда, для этого нужно очень постараться. Наказание последует, если это произойдет больше двух раз за год, причем во всех документах, то есть, когда это уже совсем не похоже на ошибку, а явно сделано сознательно.
Неправильные проводки в целом могут затруднить стратегическое планирование и управление компанией, поскольку для эффективного принятия решений управленцам необходима точная информация о финансовом состоянии фирмы. Если данные искажены, это приводит к тому, что менеджеры могут принимать неверные решения относительно инвестиций, расширения бизнеса или сокращения ресурсов.
Не разделяются бизнес расходы и личные счета
Ошибочная классификация личных расходов как деловых может исказить финансовую отчетность и привести к серьезным налоговым осложнениям. Особенно легко совершить эту ошибку владельцам малого бизнеса. Например, покупается машина для работы, но в выходные дни используется владельцем компании для поездок за город. Здесь важно не относить такие расходы на счета компании. Обратное может показаться безобидной ошибкой, но не для налоговой – проверки и штрафы обеспечены, если обнаружится, что это было сделано преднамеренно. Правило номер один в бизнесе – разделять счета компании и личные. Смешивание расходов на бизнес с личными тратами может сэкономить деньги в краткосрочной перспективе, но в долгосрочной за это придется заплатить.
Недостаточный учет дебиторской и кредиторской задолженности
Дебиторская задолженность – это фактически замороженный капитал компании. Если клиенты задерживают платежи, то организация может столкнуться с нехваткой оборотных средств для покрытия текущих расходов. Конечно, контроль за дебиторской задолженностью требует усилий: необходимо ранжировать должников по неоплаченным суммам, анализировать задолженности для выявления товаров и услуг, сложных в реализации. Есть еще и досудебная и судебная работа по долгам. Не уделять достаточного внимания этому аспекту бухучета – серьезная ошибка.
Не менее важен контроль кредиторской задолженности. Он позволяет своевременно выявлять финансовые риски. Задержки в оплате счетов могут сигнализировать не только о возможных финансовых трудностях предприятия, но и о его нестабильной репутации. Регулярный анализ задолженности помогает предотвратить возникновение серьезных проблем и вовремя принять меры.
Не сверяются банковские выписки
Помимо простого сопоставления записей, банковская сверка служит важнейшим механизмом внутреннего контроля. Она обеспечивает систематическую проверку того, что все транзакции были надлежащим образом зарегистрированы и учтены. Без сверки невозможно выявлять различия между внутренними записями организации и банков и исправлять заранее, прежде чем они станут проблемой.
Последняя ошибка, которую допускают компании – это игнорирование помощи профессионалов. Работа с квалифицированным бухгалтером может дать бесценный опыт, гарантируя соблюдение налогового законодательства, оптимизируя налоговые отчисления и вычеты, а также управляя сложными финансовыми транзакциями.
